Entreprise20.fr

Ce matin j’ai pu assister à la présentation du référentiel Useo, un outils de classification des solutions de collaboration de type Entreprise 2.0. Pour être plus précis, il s’agissait de la présentation de la seconde édition d’une étude sur les réseaux sociaux d’entreprise servant de base à la création d’un référentiel public (cf. leurs publications). Ce référentiel n’est pas pour vocation d’être finalisé : 23 solutions y sont répertoriées et une dizaine d’autres sont en cours d’étude. Ont retrouve dans cette liste des habitués (Bluekiwi, SocialText, Xwiki, Jive…) mais aussi des acteurs issus de la gestion de contenus et documents (eRoom, eZpublish, Jahia, Jalios, Joomla, Typo3) ainsi que les poids lourds (Sharepoint, Lotus Connections).

Arnaud Rayrole était donc aux manettes faces à une sélection de blogueurs et journalistes pour présenter l’étude et ses conclusions :

Arnaud Rayrole et la matrice Useo

Voici les points-clés retenus lors de cette présentation :

• L’usage le plus répandu en entreprise est la collaboration douce (informelle) ;
• La liste des solutions estampillées “2.0″ s’allonge tous les ans avec de gros nouveaux entrants comme SAP ou Cisco ;
• 5 familles d’usages principaux ont été identifiées :
  

  5 familles d'usages principaux

• Toutes les solutions couvrent plus ou moins les mêmes besoins mais les fonctionnalités sont mises en scène différemment ;
• Les solutions étudiées proposent des niveau de maturité différents (cf. Seemy qui fait office de “petit dernier” malgré sa prochaine V.3) :
  

  Maturité des solutions étudiées

• Une grosse partie des solutions est encore centrée sur les documents ;
• Beaucoup de solutions ne sont qu’un agrégat de fonctionnalités pas forcément bien intégrées ;
• Les outils peuvent être représentés au sein d’une matrice des potentiels sociaux (différentes du magic quadrant de Gartner car l’objectif n’est pas forcément de se retrouver en haut à droite) :
  

  Matrice des potentiels sociaux

• L’intérêt de l’étude n’est pas de ressortir un classement mais plutôt de bien positionner les différentes solutions selon leur approche ;

Vous noterez dans cette matrice les références à des solutions de social networking comme Ning ou Elgg (qui ne sont pas forcément dédiées à des usages internes) ainsi que l’absence de Confluence ou Mindtouch.

Suite à cette présentation nous avons eu l’opportunité de débattre et surtout de refaire le monde (de l’entreprise 2.0) :

• Les deux gros enjeux du conversationnel en entreprise sont de développer la collaboration douce et d’accélérer le partage de l’information ;
• Les outils bien conçus / packagés apporte le gros avantage de pouvoir faciliter l’appropriation et de convertir en masse des collaborateurs rétifs à l’apprentissage de nouveaux outils (plus ils sont simples / intégrés et plus l’adoption se fait en douceur) ;
• Nous sommes au devant de nombreuses années de turbulence avec l’intégration de ces outils (et donc de la couche sociale qui va avec) dans le cycle de vie des documents et le S.I. ;
• Pour atteindre rapidement la taille critique d’utilisateurs, une démarche “2.0″ doit s’appliquer aux niveaux les plus bas du fonctionnement de l’entreprise (processus métiers et applications critiques) sinon elles ne concernent que des initiatives conversationnelles qui ne fédèrent que les collaborateurs les plus impliqués dans la vie et l’évolution de l’entreprise (une minorité).

Tout ceci n’est que le résumé d’une matière très riche, je vous invite donc fortement à télécharger l’étude et à rejoindre le référentiel pour bénéficier des fiches descriptives des solutions.

Je termine ma réflexion entamer avec mes deux précédents billets sur les problèmes de productivité liés à l’email (La collaboration en temps-réel encore à la traine, la faute à l’email + Et si on ressucitait le no email friday ?). Je vous propose donc d’envisager l’étape ultime : l’abolition de l’email.

Bon OK, dit comme ça cela peut vous paraitre grotesque, mais plus j’y pense et plus ça me semble réaliste dans certains cas de figure. Prenons par exemple le cas très spécifique d’une petite société de consulting : Équipe réduite, très peu de personnel administratif (il serait possible de sous-traiter le secrétariat, la paye et la compta), des collaborateurs en constant déplacement (donc pourquoi pas en télé-travail).

De quoi ces collaborateurs ont-ils besoin ? Ou du moins, quelles alternatives à l’email peuvent être utilisées :

• Échanger des documents et des réflexions autour de missions et de clients (sur des espaces collaboratifs ou solutions de collaboration en ligne) ;
• Planifier et rendre compte de réunions et ateliers de travail (idem, sur des espaces collaboratifs ou sur les systèmes de calendriers partagés) ;
• Remonter et consolider des données de production / facturation (sur l’interface web de l’ERP ou du progiciel de gestion) ;
• Avoir des échanges rapides entre collègues (par messagerie instantanée, microblog ou VoIP) ;
• Partager ses expériences (sur le blog interne) ;
• Avoir des discussions informelles ou para-professionnelles (de vive voix ou par téléphone).

Reste tout ce qui relève des échanges avec les clients / fournisseurs / partenaires (gestion courante) qui peut difficilement être fait en dehors des systèmes de messagerie, mais ces échanges ont-ils une réelle valeur pour l’entreprise ? Comprenez par là : représentent-ils une valeur ajoutée suffisante pour être archivés ? L’important n’est pas les échanges mais le résultat : Les décisions, les accords ou l’état d’avancement d’un processus. Ces échanges se font avant tout d’humains à humains, donc si vous retirez l’humain de l’équation (un collaborateur absent ou démissionnaire), ces discussions ne correspondent plus à rien. Bref, tous ces échanges sont intimement liés à la personne. Pourquoi dans ce cas là ne pas utiliser les systèmes de messagerie des collaborateurs (tous les knowledge workers possèdent plusieurs comptes webmail qui feraient parfaitement l’affaire).

Oui je sais, utiliser une messagerie perso pour le boulot peut vous sembler aberrant, mais combien de vos collègues utilisent une messagerie pro pour des échanges perso ? Une grosse partie, et cela ne choque personne (pas même les responsable de la sécurité). Pire : un certain nombre d’échanges “pro” se font maintenant sur des plateformes sociales comme Twitter ou Facebook. Je reçois ainsi régulièrement des messages relatifs à des missions en cours sur Facebook, voir des notifications urgentes sur Twitter. Puisque de toute façon ces pratiques existent, autant les exploiter de façon officielle (dans un cadre bien défini et maitrisé).

Il manque à ce tableau un système de notification performant pour définitivement tuer l’email : widget, client microblog universel, système push sur smartphone… l’important est de ne pas perdre en réactivité.

Encore une fois cette configuration vous semble surréaliste, mais plus j’y pense et plus elle est viable. Aujourd’hui je travaille en indépendant, mais si je devais monter une structure et recruter des collaborateurs, je pense que les astreindre à cette discipline serait bénéfique à la productivité de la structure (plus d’emails = moins de données piégées = meilleure circulation de l’information et pérennisation des savoirs).

Dans un contexte d’extraprise cette configuration est tout à fait recommandable car elle limite la déperdition d’informations à valeur ajoutée (oubliées ou prisonnières de fichiers) ou l’éparpillement des savoirs (dans des comptes email).

Peut-être cette vision est utopique, mais cela ne vaut-il pas la peine d’y réfléchir sérieusement ? Aujourd’hui tout tourne autour de l’email (communication, authentification, inscription…) et il est grand temps que cela change.

Pour faire suite à mon précédent billet sur les usages détournés de l’email, j’ai récemment eu une conversation intéressante avec Yann Gourvennec où nous envisagions de ressuciter les no email friday. Les quoi ? Les vendredi sans email enfin ! Souvenez-vous, en 2007 la mode pour les grosses entreprises US (Intel, Deloitte & Touche…) était de bânir l’usage de la messagerie le vendredi pour gagner en productivité (cf. les nombreux articles de l’époque : No-E-Mail Fridays Transform Office, Turn off e-mail and do some work, Le vendredi, les mails c’est interdit…).

Que reste-t-il de cette pratique ? Pas grand chose. Il faut dire que les patrons ont maintenant d’autres sujets de préoccupation avec les nouveaux tueurs de productivité (Facebook, Twitter… cf. Social networking lowers working hours). Et pourtant la dépendance est toujours là : que se soit pour transférer un fichier, pour planifier une réunion, pour faire des remarques sur un document, pour notifier d’un retard… l’email est toujours autant présente dans notre quotidien professionnel.

Même si l’interdiction de la messagerie pendant une journée est une pratique radicale, elle ne peut être efficace que si elle s’accompagne de la pédagogie adéquate : Chiffrer le coût de l’improductivité liée à l’email, (ré)expliquer à quoi sert la messagerie, fournir des alternatives.

Difficile de chiffrer le réel coût de l’email ou de trouver des règles universelles. Par contre il est tout à fait possible de lister des cas d’usage et de proposer les solutions qui vont avec :

• Planifier une réunion avec les solutions de calendrier partagé (qui proposent un moteur de suggestion) ;
• Publier des fichiers sur un espace collaboratif (ou sur des services de partage de “gros” fichiers) ;
• Diffuser de l’information descendante ou transverse sur un blog d’équipe ;
• Notifier ses collègues de façon active ou passive à l’aide des solutions de microbloging ;
• Échanger autour d’un document à l’aide de solutions collaboratives ;
• Donner une réponse ou obtenir une information rapidement à l’aide du téléphone ;
• Rechercher les coordonnées d’un collègue à l’aide du réseau social interne…

Bref, les cas de figure sont nombreux et les solutions tout à fait viable. L’astuce est de faire évoluer les mentalités (un email n’est pas une preuve) et les habitudes. Et pour cela, rien de mieux qu’un petit électrochoc pour nous faire preuve conscience de notre dépendance à l’email. Alors… on le ressucite ce no email friday ?

Le cabinet Forrester, que l’on ne présente plus, vient de publier une étude très intéressante sur les 15 tendances “technologiques” à surveiller : The Top 15 Technology Trends EA Should Watch . Bien que le terme ne soit mentionné nul part dans ce rapport, nous y retrouvons des concepts et outils fortement liés à l’Entreprise 2.0.

Le rapport débute son argumentation avec le rappel des 4 grandes vagues d’innovation (passée et à venir) pour les entreprise : Les mainframes, les ordinateurs individuels, internet et les applications en réseau.

Les 4 vagues d'innovations IT en entreprise

Nous sommes donc entré dans une période charnière où nos applications en réseau et autres plateformes de collaboration en ligne vont basculer dans l’ère de l’informatique omniprésente.

L’auteur de l’étude a donc identifié 15 tendances d’évolution qui vont accompagner cette quatrième vague d’innovation, à commencer par le social computing :

• Les plateformes de collaboration qui vont passer d’un modèle centré sur les documents (les anciennes version de Notes ou Sharepoint) à un modèle centré sur les individus (comme les offres récente de SocialText ou blueKiwi) ;
• Les communautés de clients qui vont être progressivement intégrées aux applications d’entreprise que se soit pour centraliser les échanges sur différents supports (cf. les solutions de messagerie unifiée) ou pour adopter une forme de collaboration étendu (cf. l’extraprise) ;
• La téléprésence qui peut prendre différentes formes (vidéo-conférence HD, virtual workspace…).

Il y a également les innovations concernant la maturation des données :

• Flux d’information et de collaboration en temps réel (j’ai déjà abordé plusieurs fois les bienfaits du microblogging en entreprise) ;
• Business Intelligence en temps réel (ex : Solutions d’analyse d’audience ou surveillance des discussions en temps réel) ;
• Modèle de données universel pour faciliter leur circulation (flux RSS…) ou leur exploitation (mashup d’entreprise…).

Il y a ensuite toutes les innovations concernant l’évolution des outils et applications :

• SaaS intégrées aux applications critiques ;
• Data-on-the-Cloud et PaaS (Platform as a Service) pour accélérer le déploiement et la montée en charge d’applications ;
• Virtualisation de client, toujours dans cette optique d’optimisation des couts et de performance.

Nous avons enfin L’arrivée en force de la mobilité :

• Déclinaison mobile des applications et processus métier (il n’est pas question de répliquer une application en version mobile mais de proposer une version dégradée mais fonctionnelle) ;
• Adaptation des accès et terminaux aux besoins, l’idée est d’équiper un maximum de collaborateurs en fonction de leurs besoins plutôt que de fournir un petit nombre de PC portables /carte 3G+ / smartphones uniquement aux cadres supérieurs.

D’autres tendances d’évolution sont mentionnées dans l’étude mais je ne vous présente là que celles qui sont en rapport avec l’Entreprise 2.0, soit une large majorité.

Je pense que ce qu’il faut retenir de cette étude (et de ces tendances d’évolution) sont les domaines-clés à surveiller ne sont pas nécessairement les applications en ligne façon SaaS et le cloud-computing car les offres du marché ont déjà atteint un certain niveau de maturité, mais plutôt des domaines comme la politique de gestion des données (Enterprise Information Architecture), la mobilité (qui ne s’arrête pas quelques Blackberry distribués ça et là) et la remise des collaborateurs au centre du S.I. et des processus (première étape indispensable à une dynamique de collaboration efficace).

Faire approuver un document est un processus long et pénible, d’autant plus si la chaîne de validation implique de nombreuses personnes dans différents départements. Le problème vient à la fois de la disponibilité des participants mais surtout des nombreux allers-retours que ce processus demande : les participants réagissent sur le contenu du document mais également sur les remarques des autres. Bref, ça se termine souvent en réunions très laborieuses à monter et en un gros gâchis de temps et d’énergie.

Il existe bien des solutions intégrées à nos outils bureautiques favoris mais au-delà de deux “correcteurs”, ça devient illisible. Et surtout cela n’empêche pas les allers-retours. Heureusement des solutions en ligne commencent à voir le jour.

Premier exemple avec BackBoard, un système de révision en ligne centré sur les feedbacks liés à un document (bureautique ou graphique) : Backboard, Getting Feedback Made Easy.

La révision de documents avec Backboard

La plateforme gère un grand nombre de formats, permet de déposer des commentaires et de faire des annotations. Elle gère également l’historique des versions et la collaboration en temps-réel.

Il y a ensuite Redmark qui est plus tourné sur les documents graphiques (maquettes…) : Collaborate on Design Revisions With redmark.

La révision de maquettes graphiques avec Redmark

Vous apprécierez l’interface très épurée ainsi qu’une gestion très fine de l’emplacement des remarques (notamment quand vous faite un zoom sur une partie du document ou que vous le déplacez).

Il y a enfin des outils plus orienté co-création comme Protoshare : Protoshare, Slick Web-Based Software for Prototyping.

La co-création avec Protoshare

Là nous ne sommes plus réellement dans de la révision collaborative mais plutôt dans de la co-création avec une interface beaucoup plus puissante permettant à chacun de modifier la maquette (ici un site web).

Est-ce que nous ne sommes pas hors-sujet avec ce dernier exemple ? Non pas réellement car la co-création n’est-elle pas l’étape ultime de la révision collaborative ? Si l’on y réfléchit bien, c’est un moyen encore plus efficace d’impliquer les différents acteurs et de déléguer une partie du travail de correction / complétion.

Dans un monde idéal, seuls les documents graphiques devraient être révisables en ligne dans la mesure où les documents bureautiques seraient remplacés par du contenu en ligne (billets de blog, pages de wiki…). Mais d’ici là, nous avons quelques étapes à franchir…

Ross Mayfield, le patron de SocialText est récemment intervenu à la conférence Web 2.0 Expo de San Francisco : Putting Web 2.0 to Work. De cette conférence est disponible le support que vous pouvez consulter ici :

De cette présentation, je retiens trois réflexions intéressantes :

1. La sphère sociale d’une entreprise recouvre les intranets, les extranets et les plateforme sociales sur lesquelles les collaborateurs sont actifs.

Les 3 sphères sociales de l'Entreprise 2.0

Outre l’intranet, les collaborateurs d’une entreprise sont en effet présents (socialement parlant) sur d’autres plateformes de collaboration (extranets internes ou externes) et sur les médias sociaux (au travers des profils Facebook / LinkedIn et des blogs pro). De ce fait, la réputation d’une entreprise tient également au comportement et aux interactions de ses collaborateurs.

2. Les collaborateurs veulent retrouver les outils “2.0″ qu’ils connaissent.

Les outils 2.0 qui pourraient être adaptés à l'entreprise

Tous les collaborateurs d’une entreprise ne sont pas des internautes avancés, mais ils sont au minina exposés à des services stars comme Wikipedia, Facebook ou iGoogle (pour Twitter c’est encore un peu tôt en France). De ce fait ils vont vite prendre leurs habitudes et se sentir de plus en plus frustrés avec leur messagerie limitée à 20 Mo et les serveurs de fichiers dans lesquels ont ne retrouve plus rien.

3. Il y a un faussé entre les outils de l’Entreprise 1.0 et ceux de l’Entreprise 2.0.

Les outils de l'E1.0 et ceux de l'E2.0

Ce tableau comparatif est un peu trop utopique à mon goût mais il illustre bien les changements à opérer pour passer à une logique “2.0″ (décentralisation, collaboration, légèreté, flexibilité…). Tout ceci me fait penser à cette citation célèbre (dont je ne me souviens plus l’auteur) : “Le Web 1.0 est le web des informations, le Web 2.0 est le web des personnes” (vous noterez que cela s’applique très bien à l’E2.0.

Et puisque l’on parle de SocialText, je ne résiste pas à l’envie de vous parler de leur toute dernière nouveauté : SocialText Desktop, l’application bureau qui vous permet de faire du microblogging d’entreprise (cf. Les microblogs d’entreprise comme outil d’éveil).

Normalement vous devez forcément avoir entendu parlé de World of Warcraft (WoW pour les intimes). Pour faire simple il s’agit d’un jeu en ligne massivement multi-joueurs. Véritable phénomène de société (du moins dans les pays occidentaux car les MMORPG ont conquis l’Asie depuis de nombreuses années) ce jeu est une source inépuisable d’études sociologiques et d’émerveillement quand aux enseignements sociétales que l’on peut en retirer. Je suis récemment tombé sur ce très bon article qui fait le parallèle entre WoW et les dynamiques collaboratives en entreprise : Ce que World of Warcraft nous apprend sur le passage à l’Entreprise 2.0.

Jeux multi-joueurs = Plateformes collaboratives

WoW est avant tout un jeu collaboratif : vous pouvez tout à fait y jouer en solo mais vous n’irez pas bien loin car les territoires à explorer sont trop grands et car les monstres à affronter sont trop puissants / nombreux. Il est donc impératif de rejoindre une guilde pour pouvoir profiter pleinement de la richesse du jeu et participer aux quêtes.

Dans le monde du travail c’est la même chose : vous pouvez éventuellement travailler en freelance dans certains secteurs mais votre carrière professionnelle sera plus enrichissante si vous intégrez une société car les challenges y seront plus intéressants. Idem au sein d’une entreprise, les plus gros projets ne peuvent être abordés qu’en équipe.

Objectifs communs / personnels

Dans WoW, les quêtes se font en groupe (poursuite d’un objectif commun), le butin est ensuite réparti entre les joueurs mais les points d’expérience sont attribués de façon individuelle. Vous pouvez lancer votre propre raide sur un donjon mais vous serez exposé à un bien plus grand danger pour une récompense assez faible (les plus gros trésors sont dans des donjons beaucoup trop bien protégés pour un seul joueur).

En entreprise c’est la même chose : Les objectifs sont partagés (dépasser tel montant de C.A., lancer un produit avant telle date…) avec des primes collectives (intéressement au bénéfice) ou individuelles (bonus). Vous pouvez lancer votre propre projet en sous-marin mais le jeu en vaut-il la chandelle ?

Construction identitaire / collective

Dans WoW, votre avatar est ce que vous donnez à voir, l’image que vous souhaitez renvoyer de vous-même (ou de votre sur-moi). Vous l’équipez donc des plus belles armures. Idem pour les guildes dont les membres affichent fièrement l’emblème (ou au moins portent le nom) : la puissance de la guilde rayonne sur ses membres.

En entreprise c’est la même chose : vous enfilez votre plus beau costume si vous devez prendre la parole en public et vous soignez votre fiche sur l’annuaire interne. Encore mieux, les système d’évaluation EtoE de type social scoring donne de la visibilité aux employés qui jouent le mieux le jeu de la collaboration (les égos sont mis au service de la performance de l’entreprise, cf. l’employé du mois).

Microblog et messagerie instantanée comme présence invisible

Le système de tchat dans WoW est également un ingrédient essentiel de la réussite, il permet de maintenir de la cohésion entre les joueurs lors des raids mais également entre deux quêtes. L’auteur de l’article compare ce système à l’équivalent d’un pouvoir télépathique, d’une présence muette mais palpable qui permet d’avoir accès à une conscience collective mais simultanée.

En entreprise c’est la même chose avec les systèmes de messagerie instantanée (très utilisés dans le monde de la finance) ou les microblogs qui permettent de garder un lien direct avec la communauté professionnelle (interne ou externe) de même que de “sentir” l’ambiance générale (cf. Les microblogs d’entreprise comme outil d’éveil).

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Bref, il y a beaucoup à dire (et encore plus à apprendre) sur les dynamiques sociales qui régissent WoW et dont les collaborateurs pourraient bénéficier au sein d’un département ou d’une équipe projet. Bien évidement j’imagine mal un DRH organiser un stage de team buidling sur WoW, mais la piste des serious games est à mon sens encore largement sous-exploitée.

Mais nous aurons l’occasion d’en reparler…

Le cabinet McKinsey vient de publier dans sa dernière newsletter trimestrielle un très bon article sur l’entreprise 2.0 : Six ways to make Web 2.0 work (il faut s’inscrire pour pouvoir lire l’article).

L’auteur y énumère ainsi les facteurs clés de succès pour qu’une initiative d’E2.0 fonctionne dans votre organisation :

1. The transformation to a bottom-up culture needs help from the top, toutes les strates de l’entreprise sont concernées (la direction, le middle managment et les collaborateurs) et le soutien de la direction est crucial ;
2. The best uses come from users but they require help to scale, des petits groupes d’utilisateurs motivés peuvent mettre en place de très bonnes dynamiques participatives mais qui vont avoir beaucoup de mal à être déployées à grande échelle sans une aide extérieure (RH, DSI, direction…) ;
3. What’s in the workflow is what gets used, pas trop de complexité dans les nouvelles habitudes de travail ;
4. Appeal to the participants‘ egos and needs not just their wallets, des outils de valorisation interne comme les blogs ou les réseaux sociaux sont essentiels pour motiver les collaborateurs en jouant sur leur égo ou leur ambition (les ambitions individuelles au service d’un objectif collectif) ;
5. The right solution comes from the right participants, inutile d’essayer de convaincre les plus récalcitrants, concentrez-vous sur ceux qui sont déjà prêts ;
6. Balance the top-down and self-management of risk, toujours impliquer les départements RH et informatique dans ces initiatives afin de ne pas créer de blocage.

Une lecture très instructive que je vous recommande, de même que cet autre article qui fait le parallèle entre ces 6 facteurs clés de succès et ceux qui étaient en vigueur il y a une dizaine d’années, à l’époque où l’on parlait plus de Knowledge Managment : McKinsey Report on Making Enterprise 2.0 Work Brings Back Memories of Process Centric KM in Early 90s.

Voici une petite réflexion graphique sur les flux d’informations dans l’entreprise.

J’ai voulu mettre en exergue le mouvement ondulatoire des flux d’informations lorsque l’on utilise les méthodes de travail classiques (e-mails + réunions), et opposer ce mouvement à la stabilité des flux d’informations lorsque l’on utilise les méthodes de travail 2.0 (collaboration en ligne, partage et centralisation de l’information).

On voit donc sur le schéma un déroulé chronologique vertical où se succèdent à gauche (méthodes de travail classiques) des temps de dispersion et des temps de centralisation de l’information. Tandis qu’à droite, le déroulé chronologique est complètement rectiligne puisque l’information est toujours partagée par tous.

Que peut-on conclure de ce schéma ?

Malgré la grossière simplification imposée par la représentation graphique, il met en valeur l’effet accordéon provoqué par la succession de réunions rendues nécessaires à cause du morcellement de l’information dans les différentes boites mails. Beaucoup de réunions pourraient être évitées si l’information n’était pas ainsi éparpillée.

Enfin pour les plus scientifiques d’entre nous, et pour poursuivre mon analogie avec les ondes, on pourrait se poser la question des conséquences d’une stimulation du groupe de travail par un facteur extérieur (un client). Vous connaissez le phénomène de la résonance : si le facteur extérieur agit sur le système à sa fréquence propre, celui-ci va entrer en résonance, les oscillations vont s’amplifier jusqu’à la rupture du système (un client perdu ? un projet abandonné ? un burn-out ?…), à l’image du funeste pont de Tacoma :

Pour revenir à notre sujet, j’aimerais conclure ce billet en soulignant l’importance des réunions même dans les entreprises 2.0.  Toutes les avancées technologiques et les méthodes 2.0 ne doivent pas déshumaniser les entreprises en supprimant les temps d’échange et de communication.

C’est dans indifférence la plus totale qu’Adobe a officialisé la semaine dernière son projet Genesis. Présenté comme une outil de mashup collaboratif, je le décrirait plus comme un lecteur universel de documents avec une couche de collaboration et de communication : Code Name Genesis – The Future of the Enterprise Desktop. L’objectif étant de facilité la collaboration à distance et de réduire le nombre de réunions.

La proposition de valeur est la suivante : Les collaborateurs installent le ‘player‘ Genesis et accèdent à un espace de collaboration en ligne, cet espace est défini par un template (à choisir dans une liste) et par les nombre de données représentées (documents, sites web, fenêtre de chat et de visio-conférence…). Lire à ce sujet : Adobe readying new mashup tool for business users.

Il y a également un volet ‘Manager‘ qui permet de configurer les différents espaces de travail et de gérer les droits d’accès et les permissions :

Plus d’infos ici : Aperçu de Adobe Genesis.

Genesis = Connect 2.0 ?

Donc dans les faits, nous pouvons considérer ce projet comme le successeur officieux de Connect qui propose sensiblement la même chose mais en Flash (espaces de collaboration en ligne). La grande nouveauté vient de l’utilisation de la technologie AIR pour réaliser le player. Ce dernier sera donc facile à déployer et à maintenir, mais surtout permettra d’accéder aux ressources stockées sur le disque dur des collaborateurs (chose que Flash -ni aucun navigateur- ne peut faire).

De plus, cette offre sera dans un premier temps proposé en mode SaaS (via les infrastructure d’Adobe) mais pourra dans un second temps être internalisée (en ayant recours à un serveur hébergé dans le domaine de confiance du S.I. de l’entreprise).

Nous avons donc au final une très belle solution en ligne de collaboration en temps réel. Très pratique pour ne pas avoir à se dépatouiller des différentes versions de documents / logiciels et pour essayer d’optimiser le temps des collaborateurs (moins de réunions “physiques”).

Le wiki comme format universel de la collaboration en ligne ?

En poussant la réflexion un peu plus loin nous sommes en droit de nous demander si finalement la clé de tout ceci serait de s’affranchir des formats bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…) et au final des fichiers. Même si Genesis apporte une solution intéressante pour réduire la dépendance aux outils bureautiques traditionnels (mail, office…), je ne peux m’empêcher de considérer cette offre comme une solution de transition vers des outils / pratiques réellement plus légères comme les intranets wikifiés. En ce sens, le Mashup Center d’IBM propose une approche moins centrée sur les fichiers et plus sur les mashup d’où le nom du produit).

Difficile pour le moment d’évaluer quel va être le coût de cette offre mais tant qu’à bouleverser les habitudes et imposer un nouvel outil, autant voir les choses en grand et extraire la connaissance et les données des fichiers pour les ré-injecter dans des wikis. Résultat : plus aucun problème de déploiement, de gestion des versions, de compatibilité…

Mais revenons les pieds sur Terre : les fichiers et formats bureautiques sont encore très largement répandus et il faudra bien une génération pour s’en débarrasser. Espérons que la génération Z nous aidera à accélérer la manœuvre.