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Faire approuver un document est un processus long et pénible, d’autant plus si la chaîne de validation implique de nombreuses personnes dans différents départements. Le problème vient à la fois de la disponibilité des participants mais surtout des nombreux allers-retours que ce processus demande : les participants réagissent sur le contenu du document mais également sur les remarques des autres. Bref, ça se termine souvent en réunions très laborieuses à monter et en un gros gâchis de temps et d’énergie.

Il existe bien des solutions intégrées à nos outils bureautiques favoris mais au-delà de deux “correcteurs”, ça devient illisible. Et surtout cela n’empêche pas les allers-retours. Heureusement des solutions en ligne commencent à voir le jour.

Premier exemple avec BackBoard, un système de révision en ligne centré sur les feedbacks liés à un document (bureautique ou graphique) : Backboard, Getting Feedback Made Easy.

La révision de documents avec Backboard

La plateforme gère un grand nombre de formats, permet de déposer des commentaires et de faire des annotations. Elle gère également l’historique des versions et la collaboration en temps-réel.

Il y a ensuite Redmark qui est plus tourné sur les documents graphiques (maquettes…) : Collaborate on Design Revisions With redmark.

La révision de maquettes graphiques avec Redmark

Vous apprécierez l’interface très épurée ainsi qu’une gestion très fine de l’emplacement des remarques (notamment quand vous faite un zoom sur une partie du document ou que vous le déplacez).

Il y a enfin des outils plus orienté co-création comme Protoshare : Protoshare, Slick Web-Based Software for Prototyping.

La co-création avec Protoshare

Là nous ne sommes plus réellement dans de la révision collaborative mais plutôt dans de la co-création avec une interface beaucoup plus puissante permettant à chacun de modifier la maquette (ici un site web).

Est-ce que nous ne sommes pas hors-sujet avec ce dernier exemple ? Non pas réellement car la co-création n’est-elle pas l’étape ultime de la révision collaborative ? Si l’on y réfléchit bien, c’est un moyen encore plus efficace d’impliquer les différents acteurs et de déléguer une partie du travail de correction / complétion.

Dans un monde idéal, seuls les documents graphiques devraient être révisables en ligne dans la mesure où les documents bureautiques seraient remplacés par du contenu en ligne (billets de blog, pages de wiki…). Mais d’ici là, nous avons quelques étapes à franchir…

Certains vous diront que rien ne remplace une réunion : tout le monde est concentré et les échanges y sont plus riches. Voilà la théorie, mais en pratique lorsque vous enchaînez une à deux réunions par jour ça devient vite très lassant. Le problème ne vient pas du format car les réunions sont un outil de travail très puissant, mais plutôt de l’utilisation que l’on en fait. Nous avons en effet tous tendance à réunioner pour tout et n’importe quoi :

• Les réunions du lundi matin où il y a toujours les mêmes retardataires ;
• Les réunions de fin de matinée où tout le monde vient les mains dans les poches sans trop savoir ce qui va s’y passer ;
• Les réunions du début d’après-midi avec les digestions difficiles du repas gargantuesque d’où vous sortez juste avec votre client ;
• Les réunions marathon de fin de journée organisées par des collègues célibataires qui ont peur de se retrouver tout seul chez eux…

Nous aurons l’occasion de reparler de cet épineux problème de la réunionite.

Je souhaiterais vous parler aujourd’hui d’un type de réunion particulièrement chronophage et compliquée à gérer : la réunion de revue d’un document. Indispensable pour faire avancer la rédaction d’un document important impliquant différentes personnes ou département, ces réunions peuvent se révélées très pénibles à organiser en fonction du nombre de participants, de la longueur du document, de son état d’avancement et surtout de la récurrence.

Tous ces facteurs font dangereusement chuter la motivation et surtout l’attention des participants. Pour y palier, il existe une catégorie d’outils en ligne très pratiques : les espaces de collaboration en ligne. Le principe est simple : tout le monde se connecte à partir de son poste de travail (pas la peine de se battre pour une salle de réunion, peut s’organiser très rapidement si tout le monde est disponible) et chacun commente et annote le document au fur et à mesure de son passage en revue.

Dans cette catégorie il y a les poids lourds du secteur comme Adobe Connect ou Webex mais il y a également des acteurs de niche comme Colaab. Cette solution vous permet de créer très facilement des espaces de travail, d’inviter des collaborateurs, de gérer leurs droits et bien évidement de partager des documents à l’écran :

La collaboration en ligne avec Colaab

Vous noterez en bas à gauche de l’écran les différents outils d’annotation ainsi que le tchat en haut à droite.

Encore une fois l’idée n’est pas de remplacer TOUTES les réunions, mais plutôt de proposer une solution alternative pour éviter les réunions superflues qui nous gâchent le quotidien professionnel.

Si vous connaissez / utilisez d’autres services, n’hésitez pas à le signaler dans les commentaires. (via WebWorkerDaily)

Je vous propose aujoud’hui de découvrir un outil en ligne à mi-chemin entre microblog et gestion de projet : Co-op. Pour faire simple, il s’agit d’un outil de microblog qui vous permet de :

• Maintenir un contact permanent avec les membres de votre équipe (au travers des mini-messages et des status) ;
• Avoir une vision macroscopique de ce sur quoi les uns et les autres sont en train de travailler ;
• Documenter l’activité quotidienne au travers d’un système de time tracking (qui repose sur Harvest).

Gestion de projet et microblog dans une interface ultra-simplifiée

Je suis stupéfait par la simplicité de cet outil et par son approche minimaliste. Bien évidement il n’est pas ici question d’un système de gestion de projet ultra-perfectionné à la Ms Project ou d’un système de messagerie très sophistiqué comme Lotus Notes, mais plutôt d’une vision tout à fait agile de la collaboration. Ceux qui ont déjà dû subir les logiciels précédemment cités savent de quoi je parle et apprécieront à sa juste valeur le potentiel de ce service.

(via Swiss Miss)

Un soir, alors que vous surfiez tranquillement sur le web, votre ordinateur se bloque et un magnifique écran bleu apparait, vous savez cet écran bleu avec inscrit en blanc “fatal error”. Vous redémarrez alors votre ordi mais celui-ci ne veut rien savoir. Après analyse, vous découvrez que c’est le disque dur qui vous a lâché et que les données inscrites dessus sont irrécupérables.
Que faites-vous ?

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Cas 1 - Vous pleurez toutes les larmes de votre corps et envisagez même de changer de métier puisque vous avez tout perdu, tous vos e-mails, tous vos contacts, tous vos dossiers clients, tous vos fichiers sources…
Rendez-vous à la page 2.0

Cas 2 - Vous pleurez une petite larme car vous savez que votre entreprise a mis en place un système de sauvegarde mais que vous n’allez pas pouvoir récupérer les emails de la journée, ni les e-mails qui datent de plus de 6 mois, ni tous les fichiers ultra-confidentiels que vous vous refusiez à mettre dans le dossier de sauvegarde.
Rendez-vous à la page 2.0

Cas 3 - Vous râlez contre ce matériel trop fragile mais vous vous félicitez de travailler dans une entreprise 2.0 où tous les salariés sont équipés de terminaux mobiles uniquement destinés à vous connecter au réseau/web. Aucune information n’est stockée sur vos machines, tout est centralisé afin que chacun puisse y accéder de n’importe où et de n’importe quel ordinateur. C’est ce qu’on appelle des bureaux virtuels.
Bravo, vous êtes un héros. En cas de panne ou de vol de votre ordinateur, vous pouvez continuer à travailler de n’importe quel autre poste sans perte de temps (d’argent), et sans crainte que vos données tombent entre de mauvaises mains.

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Cette petite fiction a été largement inspirée d”une mésaventure qui vient de m’arriver. Mon PC portable a effectivement planté en ce début de semaine (vive la rentrée). Ce serait mentir que de vous dire que je suis dans le cas 3. Non ma situation se trouve plutôt à mi-chemin entre le cas 2 et le cas 3.

Si je ne peux effectivement pas récupérer le contenu de mon disque dur, je vais probablement perdre un certain nombre d’e-mails et quelques fichiers importants, mais rien de critique car :

• Tous les fichiers sources et fichiers de travail sont sur le serveur de travail de l’entreprise.
• Mon agenda est sur Google Apps.
• Mon carnet d’adresses /de contacts est sur Plaxo.
• Mes favoris (bookmarks) sont sur Mister Wong.
• Mes notes sont sur Evernote.
• Mes accès/mots de passe sont gérés par OpenID.
• Les historiques de tous les projets et toutes les relations commerciales sont partagés sur des outils 2.0

Bref, finalement, je vais surtout perdre des fichiers persos. Et vous, dans quel cas vous retrouveriez-vous si vous perdiez votre ordinateur ? Et pire, si vos locaux brulaient ?

En fouillant sur YouTube j’ai découvert un certain nombre de vidéos très bien réalisées pour vulgariser le concept d’Entreprise 2.0, ou du moins des outils relatifs aux concepts d’Entreprise 2.0. Bien évidement cette vulgarisation se fait au travers des solutions d’IBM, mais ça vous vous en doutiez, non ?

Je vous propose donc de découvrir cette vidéo sur Lotus Connections (une sorte de réseau social d’entreprise) :

Ainsi que cette vidéo sur QEDWiki, une très impressionnante solution à mi-chemin entre wiki et portail personnalisable qui repose sur un système de widgets (une sorte de Netvibes Ecosystem d’entreprise) :

Encore plus fort, je vous recommande également cette série de vidéos qui présentent plus en détails QEDWiki ainsi que DAMIA, un outil de création de mashups en 3 clics de souris comme Yahoo! Pipes : Awesome show by David Barnes on Info 2.0 and QEDWiki. (via The FASTForward Blog)

/!\ Article initialement publié sur FredCavazza.net.