Entreprise20.fr

Ce matin j’ai pu assister à la présentation du référentiel Useo, un outils de classification des solutions de collaboration de type Entreprise 2.0. Pour être plus précis, il s’agissait de la présentation de la seconde édition d’une étude sur les réseaux sociaux d’entreprise servant de base à la création d’un référentiel public (cf. leurs publications). Ce référentiel n’est pas pour vocation d’être finalisé : 23 solutions y sont répertoriées et une dizaine d’autres sont en cours d’étude. Ont retrouve dans cette liste des habitués (Bluekiwi, SocialText, Xwiki, Jive…) mais aussi des acteurs issus de la gestion de contenus et documents (eRoom, eZpublish, Jahia, Jalios, Joomla, Typo3) ainsi que les poids lourds (Sharepoint, Lotus Connections).

Arnaud Rayrole était donc aux manettes faces à une sélection de blogueurs et journalistes pour présenter l’étude et ses conclusions :

Arnaud Rayrole et la matrice Useo

Voici les points-clés retenus lors de cette présentation :

• L’usage le plus répandu en entreprise est la collaboration douce (informelle) ;
• La liste des solutions estampillées “2.0″ s’allonge tous les ans avec de gros nouveaux entrants comme SAP ou Cisco ;
• 5 familles d’usages principaux ont été identifiées :
  

  5 familles d'usages principaux

• Toutes les solutions couvrent plus ou moins les mêmes besoins mais les fonctionnalités sont mises en scène différemment ;
• Les solutions étudiées proposent des niveau de maturité différents (cf. Seemy qui fait office de “petit dernier” malgré sa prochaine V.3) :
  

  Maturité des solutions étudiées

• Une grosse partie des solutions est encore centrée sur les documents ;
• Beaucoup de solutions ne sont qu’un agrégat de fonctionnalités pas forcément bien intégrées ;
• Les outils peuvent être représentés au sein d’une matrice des potentiels sociaux (différentes du magic quadrant de Gartner car l’objectif n’est pas forcément de se retrouver en haut à droite) :
  

  Matrice des potentiels sociaux

• L’intérêt de l’étude n’est pas de ressortir un classement mais plutôt de bien positionner les différentes solutions selon leur approche ;

Vous noterez dans cette matrice les références à des solutions de social networking comme Ning ou Elgg (qui ne sont pas forcément dédiées à des usages internes) ainsi que l’absence de Confluence ou Mindtouch.

Suite à cette présentation nous avons eu l’opportunité de débattre et surtout de refaire le monde (de l’entreprise 2.0) :

• Les deux gros enjeux du conversationnel en entreprise sont de développer la collaboration douce et d’accélérer le partage de l’information ;
• Les outils bien conçus / packagés apporte le gros avantage de pouvoir faciliter l’appropriation et de convertir en masse des collaborateurs rétifs à l’apprentissage de nouveaux outils (plus ils sont simples / intégrés et plus l’adoption se fait en douceur) ;
• Nous sommes au devant de nombreuses années de turbulence avec l’intégration de ces outils (et donc de la couche sociale qui va avec) dans le cycle de vie des documents et le S.I. ;
• Pour atteindre rapidement la taille critique d’utilisateurs, une démarche “2.0″ doit s’appliquer aux niveaux les plus bas du fonctionnement de l’entreprise (processus métiers et applications critiques) sinon elles ne concernent que des initiatives conversationnelles qui ne fédèrent que les collaborateurs les plus impliqués dans la vie et l’évolution de l’entreprise (une minorité).

Tout ceci n’est que le résumé d’une matière très riche, je vous invite donc fortement à télécharger l’étude et à rejoindre le référentiel pour bénéficier des fiches descriptives des solutions.

J’ai déjà eu de nombreuses occasions de m’exprimer sur les dangers de l’usage intensif des documents bureautique et de l’email (information piégée qui n’évolue plus, circulation laborieuse des savoirs, dépendance à des formats de fichier propriétaires…). J’ai également rédigé un certain nombre d’articles sur des suites collaboratives en ligne plus “agiles” (SocialText, blueKiwi, XWiki, Confluence…). Il n’empêche, Office et Outlook sont encore largement présents en entreprise et il va bien falloir faire avec. Il n’est ainsi pas question de mettre à la poubelle plusieurs dizaines d’années d’archives de document sous prétexte qu’ils sont dans un format propriétaire. Voilà pourquoi je pense qu’il est largement le temps de faire le point sur ce que nous propose Microsoft pour 2010 qui risque bien d’être l’année de l’offensive du géant de Redmond qui s’apprête à sortir des nouvelles versions beaucoup plus tournées vers la collaboration et le SaaS.

Cela commence avec Office 2010 qui apporte sont lot de nouveautés : outils de collaboration en temps réel intégré, versions web des applications… La suite Office ne se cantonne donc plus au poste de travail et compte bien dépoussiérer son image : Microsoft Office 2010, The 5 Most Intriguing Features et Microsoft Office 2010 Web Apps Beta Available to SharePoint Users.

La version web de MS Word

À noter également l’existence de modules complémentaires pour faire de la collaboration à plusieurs sur un même document : DocVerse Turns Microsoft Office Into Google Docs With Collaboration Plug-In.

Il y a aussi des améliorations apportées à Outlook avec le lancement de Outlook Social Connector, un module d’agrégation sociale qui permet de centraliser pour chaque personne (conversations, RDV…) sous forme de flux, avec en prime la possibilité de rapatrier des données de services externes comme LinkedIn : Microsoft Outlook to Connect LinkedIn to Your Inbox.

Le Social Connector d'Outlook

Mais le gros morceaux c’est bien évidement le lancement prochain de SharePoint 2010, la plateforme de collaboration de Microsoft : Describing SharePoint 2010 in 1 Sentence, 8 Categories and 40 Feature Areas. Pour le moment en phase beta (SharePoint 2010 Beta Available for All to Download), cette édition 2010 se présente comme une évolution majeure avec un certain nombre de nouveautés :

• Nouvelle interface plus réactive (édition en contexte) et plus homogène (intégration du ruban Office) ;
• Intégration plus poussée avec Office (version desktop et web) ;
• Refonte des espaces collaboratifs (anciennement Groove et bientôt Workspace) ;
• Accès via mobile (Windows Mobile 6.5 obligatoire) ;
• Édition simultanée sur un même contenu ;
• Profil enrichi pour les collaborateurs ;
  

  Les profils enrichis de SharePoint 2010

• Principe de social feedback pour tout type de contenu (bookmark, tags et notation) ;
• Gestion plus performante de la base documentaire (Enterprise Metadata, Digital Asset Management…) ;
• Recherche de personne (avec approximation phonétique du nom…) ;
  

  La recherche de collaborateurs dans SharePoint 2010

• Extraction de données via les Excel Services (pour publier des KPIs sur un tableau de bord par exemple) ;
  

  Les "insights" de SharePoint 2010

• Administration simplifiée…

Comme vous pouvez le constater la liste des modifications est longue et l’ambition de Microsoft est à la mesure des moyens déployés. Le géant de Redmond s’apprête donc à frapper un grand coup, il n’en faut pas moins pour maintenir une présence en entreprise qui ne se justifie plus. Comprenez par là que je suis persuadé que l’avenir de la collaboration en entreprise se situera en ligne au sein d’intranets applicatifs et sociaux. L’époque où chaque collaborateur dispose d’un ordinateur avec une suite bureautique installée dessus est révolue (ou en passe de l’être). Changer les mentalités et habitudes est un travail de longe haleine mais c’est une étape obligatoire pour “libérer” les savoirs et démultiplier les leviers de collaboration / innovation.

Attention à ne pas mal interpréter mes écrits : La dynamique collaborative ne se résume pas au choix du bon outil, d’ailleurs il n’y a pas de bons ou mauvais outils, juste des outils plus ou moins bien adaptés. Dans l’absolu, mieux vaut une expérimentation d’entreprise 2.0 utilisant SharePoint 2003 mais avec le soutien entier de la DG / DSI plutôt qu’un projet pirate utilisant SocialText. J’irais même plus loin en disant que SharePoint n’est maintenant plus réellement le “problème”. Ce qui est néfaste à la productivité de l’entreprise, c’est le recours systématique aux fichiers bureautique pour véhiculer les informations et stocker les savoirs.

Une configuration intéressante serait d’utiliser ce nouveau SharePoint pour exploiter la montagne de fichiers bureautique déjà créés et de progressivement basculer sur des formats plus collaboratifs comme les blogs internes ou wikis (sous réserve que les données ne soient pas à nouveau stockées dans un format propriétaire).

Bref, nous en revenons à ce que j’écrivais en début d’article : Il faut savoir faire avec ce que l’on a (des tonnes de fichiers doc, xls, ppt…) et préparer la transition en douceur pour s’assurer de l’adhésion d’un maximum de collaborateurs. Partant du principe qu’une telle transition peut facilement durer une dizaine d’années, je me réjouis que Microsoft ait décidé de mettre le cap sur la collaboration (revenant probablement ainsi sur le devant de la scène face à des concurrents beaucoup plus petits). Affaire à suivre…