La collaboration en temps-réel encore à la traine (la faute à l’email)
C’est en substance ce que nous livre les conclusions d’un rapport de Forrester : The State Of Workforce Technology Adoption. Les auteurs de ce rapport ont ainsi étudié les habitudes de 2.100 collaborateurs pour identifier des tendances et des comportements-types. Devinez quoi ? Les outils de collaboration en temps réel sont encore largement absents (peut-être la messagerie instantanée et encore) :
Classement des outils les plus fréquemment utilisés en entreprise
C’est sans surprise l’email et les outils bureautiques qui dominent les usages. Les auteurs du rapport ont d’ailleurs un petit nom pour cette catégorie de collaborateurs qui passent leur journée devant un écran : les “information workers“. L’information est donc la matière première de ces collaborateurs, mais le problème c’est qu’ils le produisent et la partage sur de mauvais formats : l’email et les outils de bureautique (traitement de texte, tableur, diaporama).
J’ai déjà eu l’occasion de m’exprimer sur le problème des fichiers bureautiques mais je me permet d’insister : l’information stockée dans un fichier de type bureautique est piégée car elle se véhicule mal et car il est très compliqué de la faire évoluer. Elle se véhicule mal car il faut le bonne version du logiciel pour les lire, car ces fichiers pèsent lourd et circulent généralement par email (avec des comptes de messagerie limités en taille), car les informations dans les fichiers s’indexent plutôt mal (à moins d’exploiter une technologie de recherche couteuse), car il faut du temps pour télécharger la pièce jointe, lancer le logiciel et trouver la bonne information. Il est compliqué de la faire évoluer car il faut modifier le document, l’enregistrer et le réexpédier à tous les destinataires (un enfer).
Le maillon faible dans cette histoire c’est l’email. Autant les emails nous ont fait gagné du temps il y a une ou deux décennie, autant maintenant ils nous en font perdre : quand vous rédigez un email ou que vous en lisez un, vous ne travailler pas, vous vous informez donc vous ne produisez rien. Les emails sont des tueurs de productivité et pourtant se sont des outil absolument indispensables, ou du moins qui semblent indispensables aux yeux des collaborateurs.
J’ai eu l’occasion d’en discuter cette semaine lors d’une conférence que je donnais dans une grande entreprise française (plus de 100.000 employés) où je ne semblais pas être le seul à penser que l’email devient un authentique problème. C’est à la base un outil de communication asynchrone qui est pourtant utilisé pour beaucoup plus de choses :
- De la communication quasi-synchrone avec des discussions reposant sur l’écrit parlé (on rédige comme on parle alors qu’il serait tellement plus simple de décrocher son téléphone) ;
- De la collaboration avec des informations ou des données de première importance qui sont stockées sur ce support pourtant très volatile (comment archiver correctement un email et le rendre accessible pour d’autres ?).
Bref, l’email est un outil que les collaborateurs “servent” à toutes les sauces à défaut d’avoir sous la main (ou d’avoir été formé à) des outils adaptés : wikis pour la co-création et la capitalisation de connaissance, espaces de travail en ligne pour la collaboration et la communication asynchrone.
Alors bien sûr vous pourriez me dire que tout ceci va changer avec l’arrivée de la génération Y car après tout avec le départ des papy boomers à la retraite c’est près de 40% de la main d’œuvre qui va être renouvelée en moins de 10 ans. Mais bine sûr, comme c’est pratique ! Heureusement que les djeunz de la génération Y, ceux qui sont nés avec le web, seront là pour sauver la productivité des entreprises. Assez de sarcasmes, ce ne sont certainement pas les “jeunes” qui vont pouvoir changer les mentalités et renouveler les outils des “vieux” collaborateurs. Ce changement se fera de concert et avec les outils adaptés, pas ceux qu’utilisent réellement les jeunes de la génération Y.
Sommes-nous à l’aube de la collaboration en temps réel ? Mouais bof… et pourquoi ne pas commencer avec de la collaboration asynchrone ? Ce changement dans les pratiques représenterait déjà un saut quantique par rapport au quotidien du collaborateur lambda (email et fichiers bureautiques).
(via Read/Write Web)
