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La nouvelle est tombée hier, Adobe vient de compléter son offre Acrobat.com avec un outil en ligne de création et de publication de présentations : It’s show time. Presentations from Adobe!. Adobe rejoint donc la longue liste des prétendants : Google Docs Presentation, Zoho Show, SlideRocket, EmpressR, Live Presentations…

Au niveau de la réalisation il n’y a pas grand chose à dire : c’est beau, propre, efficace, bien pensé et surtout bien intégré à la suite Acrobat.com :

L'interface d'Acrobat Presentations

Si je devais faire une comparaison je dirais que ce service est beau comme Buzzword (et pour cause, on sent la “touche” Adobe). Bon OK et alors ? Outre la très belle réalisation je m’interroge sur la pertinence de ce type de services en ligne qui ne sont qu’une version dégradée de logiciels que nous possédons déjà (Powerpoint de MS ou Impress de OpenOffice).

Je trouve une grande utilité aux services de partage de présentations comme Slideshare et ses clones (Myplick, authorStream, Slideo…) ou aux services alternatifs comme Prezi. Mais il faut bien reconnaître qu’il y a une limite à cet exercice : un diaporama n’est pas censé servir en dehors du contexte d’une présentation publique. Avec le temps, les slideshows sont devenus le support préféré d’une génération de cadres qui n’ont plus le courage de rédiger des phrases entières. Il faut bien avouer qu’il est très tentant de se lancer dans la rédaction d’un diaporama : des titresc hocs, des phrases courtes, quelques illustrations et hop, le tour est joué. Grâve erreur car trop de Powerpoint nuit fortement à votre créativité et vous finissez par raisonner en monde bullet points.

Il y a nombre de théories à ce sujet et notamment sur le “presentument“, ce support à mi-chemin entre présentation et document qui peut à la fois être projeté et lu  mais qui ne parvient pas à satisfaire les deux audiences qu’il cible (ceux qui lisent le diaporama sans écouter le speakers et ceux qui parcourent la présentation sans y trouver un réel intérêt). Je vous recommande à ce sujet deux très bons ouvrages : Presentation Zen et Slide:ology.

Mon propos est donc le suivant : les logiciels bureautique en ligne ne sont qu’une transition vers une forme plus épurée de collaboration et de partage où les supports sont remplacés par des wikis. Les collaborateurs s’extraient ainsi des contraintes liées aux fichiers (circulation, révisions, mises à jour…). Les diaporamas ne seraient alors utilisés QUE comme support de présentation et ne seraient jamais imprimés ou même diffusés. Et pour faire cela, rien de tel qu’un logiciel de qualité professionnelle comme Powerpoint ou Keynote (car oui, rédiger et présenter un diaporama c’est un métier).

Bref, tout ça pour dire qu’Adobe ferait mieux de se concentrer sur des solutions de collaboration en ligne comme Genesis (cf. Adobe Genesis = Le PDF reader de la collaboration ?).

Les outils collaboratifs permettent de diminuer le nombre de réunions de travail mais aussi de les rendre plus efficaces.

La plupart de ces réunions étant en effet découpée en 2 temps, un premier temps de bilan,  suivi d’un deuxième temps de planification, elles peuvent grâce aux outils 2.0 être largement simplifiées puisque ceux-ci permettent logiquement d’avoir une vision globale en temps réel des projets et donc de supprimer la partie “bilan” des réunions.

C’est ce que j’ai souhaité représenter dans le schéma ci-dessous en considérant une équipe projet, c’est-à-dire un groupe de collaborateurs travaillant sur le même projet et se réunissant pour faire un point sur le projet et planifier le travail à venir.

Une réunion classique débute toujours par un phase de bilan

Dans une organisation classique, chaque collaborateur a son rôle dans le projet, chacun produit un travail (qu’il soit manuel ou intellectuel) et échange avec ses collaborateurs. Pour autant aucun n’a une vision globale du projet, chacun connaît seulement son travail et ses interactions.

Ainsi, dans une organisation classique, une réunion débute forcement par un temps d’échange où chaque collaborateur fait un bilan de son travail (phase 1) afin que tout le monde acquière une vision globale du projet (phase 2).

Ce n’est qu’une fois cette vision globale construite que l’équipe peut enfin commencer la phase productive de la réunion (phase 3), la phase de projection dans l’avenir : planification, échanges, brainstorming, apport d’informations, apport d’idées, corrections, re-travail…

Une réunion dans une entreprise 2.0 se concentre sur la phase productive

Dans une organisation d’entreprise 2.0, les collaborateurs travaillent avec des outils qui centralisent l’information. Ils bénéficient ainsi d’une vision globale en temps réel du projet. 

Les phases 1 et 2 des réunions de travail ne sont donc plus nécessaires, les collaborateurs peuvent directement aborder la phase 3.

Note : Ce que j’ai décrit ici est un fonctionnement idéal, il est clair que les outils des entreprises 2.0 ne se substituent pas à l’empirisme des rapports humains. La phase de bilan reste encore nécessaire pour échanger ses sentiments et ses ressentis.  

Note : Il existe bien sûr toutes sortes de réunions qui ne rentrent pas dans ce cadre d’analyse.

Serions-nous arrivés à un pic d’innovation pour les solutions de collaboration d’entreprise ? C’est en tout cas ce que l’on est en droit de penser au regard du (petit) marché des suites d’enterprise social software. C’est en lisant le descriptif des fonctionnalités de CubeTree (cf. CubeTree Launches As A Facebook + FriendFeed + Twitter For Enterprise) que j’en suis arrivé à cette réflexion : toutes ces solutions reposent sur le même modèle.

Le tableau de bord de CubeTree

Pour simplifier, si l’on regarde dans le détail ce que propose des éditeurs comme SocialText, blueKiwi ou Jive, nous pouvons résumer leur offre à trois grandes fonctions :

• Le profil où l’on retrouve toutes les informations relatives au collaborateur et à ses compétences, il fait le point avec le réseau social interne ;
• Le flux d’activité qui documente le quotidien des collaborateurs et leur production ;
• Les outils collaboratifs (wiki…) qui permettent aux collaborateurs d’échanger, de partager, de co-créer…

Ces trois grandes fonctions étant concentrées dans le tableau de bord personnalisé où le collaborateur peut suivre en un coup d’oeil l’activité récente, avoir accès en un clic à ces outils de travail…

Bref, j’ai comme l’impression que toutes les suites collaboratives se rejoignent et affichent une certaine forme de cohérence dans les fonctionnalités et leur orchestration. Après cela, ces acteurs se différencient de par l’évolutivité de leur solution (ajout de fonctionnalités, personnalisation…), la capacité d’ouverture (importation / exportation de données, documents, profils…) et le pricing.

Je serais bine incapable de vous recommander tel ou tel acteur, mais je suis intimement persuadé que l’important n’est pas l’outil choisi mais la façon dont seront accompagnés les collaborateurs dans leur découverte / appropriation de ces nouvelles formes de collaboration (beaucoup moins d’emails, de réunions, de documents…).

Que vous le vouliez ou non, les réseaux sociaux font partie du quotidien des collaborateurs, que ce soit sous la forme d’un réseau interne (Enterprise Social Network) ou externe (LinkedIn, Viadeo…). Je ne vais pas vous faire l’article des bénéfices à l’utilisation de ces réseaux mais plutôt vous mettre en garde contre les dangers qu’ils peuvent faire courir à votre entreprise si vous les ignorez.

Scénario 1 : Diffusion passive d’informations sensibles

Le risque auquel vous êtes le plus exposé est celui de la diffusion “passive” d’informations sur votre S.I. La raison est toute simple : le secteur de l’informatique est soumis à une forte cyclicité (en gros tous les 5 ans) qui place régulièrement les informaticiens dans des situations de précarité de leur emploi (en période creuse) ou de sur-enchère sur les salaires (en période haute). Résultat : pour limiter le risque et ne rater aucune bonne opportunité, ils publient leur CV en ligne (au cas où).

De ce fait, ils donnent accès à des informations sensibles au travers de la description de leurs expériences (j’ai travaillé sur tel type de projet) ou de leurs compétences (je connais telle et telle technologie). Rien de plus simple après ça de faire la rapprochement entre le nom du dernier employeur, les technologies maîtrisées et la nature de la mission. Et voilà, vos concurrents disposent maintenant de détails intéressant sur votre plate-forme technique.

Rien de très confidentiel, mais un risque qui pourrait facilement être évité en publiant des recommandations ou une charte à destination des collaborateurs afin de les sensibiliser. Je peux à ce sujet vous recommander cette série de podcasts : LinkedIn : le guide complet.

Scénario 2 : Usurpation d’identité

Plus grâve, l’éparpillement de données personnelles des collaborateurs permettant à une personne malveillante de prendre le contrôle d’outils “sociaux” (email…). Ce scénario est parfaitement décrit dans cette vidéo publiée sur la Web TV d’Orange Business : Le Social Engineering et les réseaux sociaux dans la vie privée.

Le scénario est le suivant :

1. Un collaborateur accorde une interview, il est alors possible d’en déduire son nom et son employeur ;
2. Une recherche Google permet de savoir s’il dispose d’un ou plusieurs profils sur les réseaux sociaux (Copains D’avant, Facebook…) ;
3. Sur son profil Copains d’Avant, il est possible de trouver son école ainsi que les noms de ses camarades de l’époque ;
4. En créant un faux compte sur Facebook au nom d’un de ses anciens camarades il est possible d’intégrer sa liste d’amis ;
5. Une fois dans sa liste d’amis, un certain nombre de données plus personnelles sont disponibles (comme l’adresse email ou les préférences) ;
6. S’il dispose d’une adresse de type webmail (comme sur Yahoo ! Mail) il est possible de demander à réinitialiser le mot de passe en répondant à une question personnelle (avec un peu de chance la réponse se trouve dans le profil : mon groupe de musique préféré…) ;
7. Il devient alors possible de prendre le contrôle de son profil Facebook (en modifiant le mot de passe) ainsi que d’autres systèmes de messagerie (Gmail, Hotmail…).

Voilà, cette personne malveillante peut maintenant librement se faire passer pour le collaborateur et tenter de soutirer des informations / fichiers à ses collègues (en prétextant par exemple qu’il est en vacance ou qu’il a perdu son ordinateur) ou du personnel adminstratif (obtenir un nouveau badge d’accès…).

Là le risque est bien plus grâve et surtout il exploite un vide juridique puisque l’usurpation d’identité numérique n’est reconnue comme un délit (uniquement les méfaits commis par la suite : escrocerie…). Ce qu’il y a de frappant dans cette démonstration est que la chaîne de sécurité est brisée grâce au facteur humain.

D’où encore une fois l’importance de ne pas ignorer le phénomène des médias sociaux et de sensibiliser les collaborateurs. La seconde étape sera ensuite de les inciter à utiliser intelligemment ces réseaux aussi bien en interne qu’en externe, voir à ce sujet cette autre vidéo : Profitez des réseaux sociaux pour développer son business.

(via Grégory Pouy)

Faire approuver un document est un processus long et pénible, d’autant plus si la chaîne de validation implique de nombreuses personnes dans différents départements. Le problème vient à la fois de la disponibilité des participants mais surtout des nombreux allers-retours que ce processus demande : les participants réagissent sur le contenu du document mais également sur les remarques des autres. Bref, ça se termine souvent en réunions très laborieuses à monter et en un gros gâchis de temps et d’énergie.

Il existe bien des solutions intégrées à nos outils bureautiques favoris mais au-delà de deux “correcteurs”, ça devient illisible. Et surtout cela n’empêche pas les allers-retours. Heureusement des solutions en ligne commencent à voir le jour.

Premier exemple avec BackBoard, un système de révision en ligne centré sur les feedbacks liés à un document (bureautique ou graphique) : Backboard, Getting Feedback Made Easy.

La révision de documents avec Backboard

La plateforme gère un grand nombre de formats, permet de déposer des commentaires et de faire des annotations. Elle gère également l’historique des versions et la collaboration en temps-réel.

Il y a ensuite Redmark qui est plus tourné sur les documents graphiques (maquettes…) : Collaborate on Design Revisions With redmark.

La révision de maquettes graphiques avec Redmark

Vous apprécierez l’interface très épurée ainsi qu’une gestion très fine de l’emplacement des remarques (notamment quand vous faite un zoom sur une partie du document ou que vous le déplacez).

Il y a enfin des outils plus orienté co-création comme Protoshare : Protoshare, Slick Web-Based Software for Prototyping.

La co-création avec Protoshare

Là nous ne sommes plus réellement dans de la révision collaborative mais plutôt dans de la co-création avec une interface beaucoup plus puissante permettant à chacun de modifier la maquette (ici un site web).

Est-ce que nous ne sommes pas hors-sujet avec ce dernier exemple ? Non pas réellement car la co-création n’est-elle pas l’étape ultime de la révision collaborative ? Si l’on y réfléchit bien, c’est un moyen encore plus efficace d’impliquer les différents acteurs et de déléguer une partie du travail de correction / complétion.

Dans un monde idéal, seuls les documents graphiques devraient être révisables en ligne dans la mesure où les documents bureautiques seraient remplacés par du contenu en ligne (billets de blog, pages de wiki…). Mais d’ici là, nous avons quelques étapes à franchir…