Entreprise20.fr

Dans le cadre de mon travail d’analyse du monde de l’entreprise 2.0 et de son écosystème, je m’intéresse particulièrement à la place de l’individu et à ses interactions avec tous les outils 2.0 qui sont à sa disposition en tant que simple internaute ou en tant que collaborateur.

Ainsi je vous propose ici une cartographie de ces outils en fonction des critères Public/Privé et Perso/pro.

Explications

• En bas, le domaine privé. En haut le domaine public
• A gauche, ce qui touche à ma vie perso, à droite ce qui touche à ma vie professionnelle.
• En haut à droite, c’est tout ce qui est en rapport avec la représentation public de l’entreprise, la marque en quelque sorte
• En haut à gauche, c’est tout ce qui touche à ma vie perso publique, ma représentation publique, ma réputation en ligne
• En bas à gauche, c’est ma sphère privée/intime.
• En bas à droite, c’est mon entreprise et sa sphère privée tenue par des règles de confidentialités.
• Un réseau social universel type FACEBOOK est relativement “ouvert” donc un peu public. Il me permet de communiquer essentiellement avec mes amis et mon réseau professionnel
• Un réseau social pro type VIADEO ou LINKEDIN me permet lui d’entrer en contact avec des prospects et de parfaire mon réseau professionnel.
• Les outils collaboratifs de travail sont fermés (donc privés) et me permettent de travailler avec mon équipe et mes clients
• Mon blog perso est par définition public et éloigné de la problématique professionnelle de mon entreprise, mais indirectement son rayonnement participe à celui de mon entreprise et peut donc s’approcher de prospects.
• (…)

Cette cartographie est loin d’être complète et a ses limites. Toutes vos remarques sont les bienvenues.

UPDATE du 02/03/2009

Suite à vos commentaires, voici une nouvelle version du graphique qui se veut plus lisible :

En ce moment les projets autour d’outils de collaboration en ligne ne manquent pas. Dernier en date, celui d’IBM qui s’appelle pour le moment “Blue Spruce“.Il s’agit visiblement nom pas d’un logiciel mais d’un navigateur ou plutôt d’une sur-couche pour les navigateurs. L’objectif de cet outil sera de fournir aux collaborateurs une plateforme qui leur permette de travailler en ligne sur des applications métier et de collaborer également en ligne (co-création…) : First Look at Blue Spruce, IBM’s Next Generation Browser Platform.

Cette future offre prendra vraisemblablement la forme d’un plug-in qui servira d’environnement d’excécution et de communication comme expliqué ici : IBM working on Web-based collaboration platform. Il y a donc un gros volet collaboration qui va visiblement venir en concurrence de solutions comme Adobe Genesis.

La plateforme de collaboration d'IBM

Plus intéressant, cette plateforme servira également à faire tourner des applications en ligne. Il n’est pas ici question d’un nouveau langage de développement mais plutôt d’un “accélérateur” (ou d’un “fiabilisateur”) qui repose sur les technologies web traditionnelles (HTML, CSS, javascript…). Différentes expérimentations sont déjà mené avec des prototypes d’applications métier :

Une application métier dans Blue Spruce

Voilà donc un projet ambitieux dans lequel s’est lancé IBM, attendons de voir comment ce projet évolue puisqu’ils en sont au tout début. Je trouve en tout cas très intéressante l’idée de pouvoir intégrer de façon native des modules de collaboration (visio-conf, tchat…) à une application métier. A suivre…

Voici un petit diaporama ludique qui met en scène un patron, un middle manager et deux employés, le tout dans un style Mario 8 bits. L’idée derrière cette fable est de décrire une situation qui se reproduit bien trop souvent en entreprise : une bonne idée est réduite à néant sous la pression interne (résistance au changement, ambitions personnelles…).

Rien de très révolutionnaire dan le message qui est véhiculé mais une vérité qui est toujours bonne à dire : il est indispensable d’avoir l’adhésion des équipes internes pour qu’un projet soit une réussite. La conduite du changement et la pédagogie sont donc des ingrédients essentiels dans la gestion de projet. Cela peut vous parraître contre-intuitif de se dire qu’il faut dépenser du temps et de l’énergie pour faire progresser les choses en interne mais c’est une réalité.

Et le pire dans tout ça, c’est que bien souvent la taille de l’entreprise n’a pas grand chose à voir avec la force du résistance au changement : vous pouvez tout à fait être confronté à une terrible inertie dans une TPE et au contraire aboutir très rapidement dans un grand groupe voir dans l’adminstration.

L’astuce dans ce genre de situation est d’avoir une action individualisée pour éviter le report des responsabilités du type : “pour moi c’est OK mais ça ne passera pas à cause de telle autre personne“. C’est un comportement classique : chacun rejette ses propres peurs  /réticences et sur les autres. Dans ce genre de situation la reformulation est de rigueur : “à part ce problème auquel vous faites référence, y a-t-il d’autres raisons pour ne pas faire ce projet ?“. L’idée est de mettre les individus dos au mur et de faire en sorte qu’il ne puisse pas se défiler face à leurs responsabilités et surtout de leur décrire un contexte qui les concernent (”voilà ce qui va changer pour toi“).

La conduite du changement est un vaste sujet sur lequel il y a une infinité de choses à dire, c’est également un ingrédient essentiel dans la mise en oeuvre de pratiques collaboratives et d’initiatives d’Entreprise 2.0. Négliger cet easpect serait une erreur fatale pour votre projet et surtout une belle perte de temps et d’énergie. Tiens d’ailleurs je suis à la recherche d’un source résumant de façon synthétique les grands principes de la conduite du changement, avez-vous des liens à me proposer ?

(via Entreprise Globale)

Il y a quelques semaines James Andrew, le directeur de la division interactive de KETCHUM, réseau d’agences de conseil en relations presse et stratégie d’influence (Ketchum Paris fait parti du groupe DDB France) a écrit un tweet où il avouait son dégout pour la ville dans laquelle il se rendait :

True confession but I'm in one of those towns where I scratch my head and say "I would die if I had to live here!

(La ville en question est Memphis)

Le message en soi n’a rien d’extraordinaire mais James Andrew l’a écrit alors qu’il se rendait au siège social d’un des plus gros clients de son agence : Fedex. D’autre part, James Andrew est suivi sur Twitter par plus de 1500 personnes parmi lesquelles figurent apparemment des salariés de Fedex. (Son nombre de followers a largement augmenté depuis cette histoire)

Ainsi ce simple tweet a provoqué un véritable tollé. Les employés de Fedex se sont sentis insultés, ils ont adressé un long courrier à James qui a dû faire des excuses publiques à son client. L’histoire a été relayé sur de nombreux blogs et alimenté de nombreux débats, certains soutenant James, d’autres soutenant Fedex.

James Andrew avait-il le droit déontologiquement d’exprimer son opinion sur la ville de Memphis ? James Andrew, compte-tenu de son audience et de sa position de directeur d’agence, n’aurait-il pas dû mesurer l’impact d’une telle critique ? Les employés de Fedex ont-ils eu raison de s’offusquer de ce tweets ?

Quoiqu’on en pense, le fait est que cette histoire a fait beaucoup de bruit et a irrémédiablement abimé la relation commercial entre ces 2 boites.

Memphis - Crédits : Exothermic

Si on devait tirer une leçon de cette histoire, ce serait que dans un contexte d’affaire, le salarié 2.0 doit être prudent et surveiller ses usages des médias sociaux. Car ceux-ci, répondant à notre besoin toujours grandissant de nous exprimer et de communiquer, nous entraînent vers toujours plus d’information, plus de communication au détriment parfois de toute considération déontologique.

C’est assez étonnant de voir à quel point certains appliquent au monde professionnel leurs habitudes de “facebooker”. Ainsi au fil des tweets et des RSS, on découvre les amitiés et inimitiés dans les hiérarchies des boites, on apprend le quotidien et les secrets maisons de concurrents, de clients, de fournisseurs…

La déontologie professionnelle est particulièrement mise à mal sur les médias sociaux. Et je pense que les entreprises devraient penser sérieusement à revoir leurs contrats de travail, notamment les clauses de confidentialité et intégrer peut-être une clause concernant la déontologie sur Internet en rapport avec les nouveaux usages.

Ceci-dit la frontière entre vie privée et vie professionnelle est tellement floue que, quelques soient les clauses des contrats, il sera toujours très difficile pour le salarié 2.0 de mesurer la “légalité” de ses propos sur le web.

J’ai déjà eu l’occasion de vous vanter les mérites d’une approche légère (on-the-cloud) par rapport aux approches lourdes reposant sur des logiciels. Je souhaiterais aborder aujourd’hui le cas emblématique des espaces de collaboration en ligne. Pourquoi emblématique ? Parce que c’est dans le quotidien de la gestion de projet que se cristallisent les défauts de l’Entreprise 1.0 (rigidité, manque de communication transverse, gaspillage de ressources et d’énergie…).

Je profite donc de la publication récente d’un billet sur le sujet (Project Management, Collaboration and How Our Brains Works) pour faire un rapide tour d’horizon des bénéfices et des solutions. Vous noterez au passage que je fais la distinction entre collaboration et gestion de projet car bien trop souvent on oppose deux types d’outils qui répondent à des besoins différents :

• Microsoft Project est ainsi un logiciel de planification et de gestion de projet très robuste (qui a fait ses preuves pour de gros chantiers) et qui repose avant tout sur une gestion rigoureuse des rôles, du planning et des coûts ;
• Basecamp est un outil de collaboration en ligne qui met l’emphase sur la circulation de l’information et sur une dynamique participative (commentaires, wikis…).

De ce point de vue, les outils de collaboration en ligne sont donc plus une alternative aux emails, fichiers bureautiques et autres réunions d’équipe. J’insiste néanmoins sur le fait que ces deux approches peuvent se compléter (Basecamp s’intègre très bien à votre système de messagerie).

D’un point de vue strictement opérationnel (j’utilise Basecamp depuis près de 3  ans), ces espaces de collaboration en ligne sont une authentique révolution dans nos pratiques de collaboration de tous les jours. Ils reposent de plus sur des outils extrêmement simples :

• Un blog pour communiquer sur l’actualité du projet ;
• Un wiki pour partager de l’information ;
• Un réservoir de fichiers (avec une gestion des versions) ;
• Un système de gestion des tâches et des jalons ;
• Un tableau de bord.

Le tableau de bord d'ActiveCollab

Isolés ces outils ne vous apporteront pas satisfaction (loin de là) mais mixés ensembles il développent une alchimie incroyablement puissante pour fédérer et animer une communauté autour d’un projet. Communauté ? Hé oui, car c’est bien là le fond du problème : Autant il est très compliqué de motiver et fédérer les membres d’une équipe projet autour d’outils génériques comme l’email ou MS Project ; autant l’implication des membres est beaucoup plus forte avec des outils de collaboration ouverts comme les blogs et wikis.

Bref, je suis un fervent promoteur de ces solutions qui cumulent les avantages :

• Elles soulagent votre messagerie (en évitant le déluge d’emails et de réponses) ;
• Elles proposent un mode de collaboration moins intrusif / autoritaire (vous consultez l’espace projet quand vous êtes disposé à le faire, on ne vous inscrit pas de force à une liste de diffusion) ;
• Elles décomplexent les plus timides que les “Répondre à tous” effraient mais qui n’hésitent pas à laisser des commentaires ;
• Elles permettent d’éviter la prolifération de document inutiles (ordres du jour et comptes-rendus de réunion, point projet…) ;
• Elles permettent d’archiver la mémoire d’un projet (les nouveaux venus peuvent consulter l’historique sans avoir besoin de solliciter tous les membres pour savoir où sont les fichiers et pour se faire forwarder les anciens emails) ;
• Elles sont extrêmement simples à déployer et à faire évoluer (celles et ceux qui ont déjà été confrontés à MS Project ou eRoom savent de quoi je parle) ;
• Elles nivèlent les rôles pour que les prises de parole de chacun aient la même importance (tout le monde à un compte et basta) ;
• Elles centralisent l’information et l’activité récente notamment au travers des tableaux de bord et des workstreams (le flux d’activités relatif au projet) ;
• Elles s’intègrent sans problème à d’autres outils de communication (Emails, flux RSS, API)…

Les billets et commentaires de Basecamp

Bref, je pourrais argumenter comme cela pendant des heures je pense que vous avez bien saisis l’intérêt de ce type de solution.

Au niveau de l’offre, les solutions sont nombreuses : Basecamp, ActiveCollab, Zoho Project, ProjectPlace, GoPlan, 5PM, Wricke, SantexQ, ClariZen, LiquidPlanner, Assembla, ProjectThingy, ComindWork, Nozbe, CentralDesktop, Huddle, ProjectDesk, Sosius, @Task… et possèdent chacune des caractéristiques répondant à vos contraintes. Je serais bien mal placé pour vous conseiller l’une ou l’autre de ces solutions mais je pense que vous devez au moins en tester une pour bien appréhender le potentiel qu’elles représentent.

Le mot de la fin : Je peux vous assurer que vous vivrez bien mieux votre projet sans emails et qu’une fois testées, vous ne pourrez plus vous passez de ces solutions de collaboration en ligne.

Certains vous diront que rien ne remplace une réunion : tout le monde est concentré et les échanges y sont plus riches. Voilà la théorie, mais en pratique lorsque vous enchaînez une à deux réunions par jour ça devient vite très lassant. Le problème ne vient pas du format car les réunions sont un outil de travail très puissant, mais plutôt de l’utilisation que l’on en fait. Nous avons en effet tous tendance à réunioner pour tout et n’importe quoi :

• Les réunions du lundi matin où il y a toujours les mêmes retardataires ;
• Les réunions de fin de matinée où tout le monde vient les mains dans les poches sans trop savoir ce qui va s’y passer ;
• Les réunions du début d’après-midi avec les digestions difficiles du repas gargantuesque d’où vous sortez juste avec votre client ;
• Les réunions marathon de fin de journée organisées par des collègues célibataires qui ont peur de se retrouver tout seul chez eux…

Nous aurons l’occasion de reparler de cet épineux problème de la réunionite.

Je souhaiterais vous parler aujourd’hui d’un type de réunion particulièrement chronophage et compliquée à gérer : la réunion de revue d’un document. Indispensable pour faire avancer la rédaction d’un document important impliquant différentes personnes ou département, ces réunions peuvent se révélées très pénibles à organiser en fonction du nombre de participants, de la longueur du document, de son état d’avancement et surtout de la récurrence.

Tous ces facteurs font dangereusement chuter la motivation et surtout l’attention des participants. Pour y palier, il existe une catégorie d’outils en ligne très pratiques : les espaces de collaboration en ligne. Le principe est simple : tout le monde se connecte à partir de son poste de travail (pas la peine de se battre pour une salle de réunion, peut s’organiser très rapidement si tout le monde est disponible) et chacun commente et annote le document au fur et à mesure de son passage en revue.

Dans cette catégorie il y a les poids lourds du secteur comme Adobe Connect ou Webex mais il y a également des acteurs de niche comme Colaab. Cette solution vous permet de créer très facilement des espaces de travail, d’inviter des collaborateurs, de gérer leurs droits et bien évidement de partager des documents à l’écran :

La collaboration en ligne avec Colaab

Vous noterez en bas à gauche de l’écran les différents outils d’annotation ainsi que le tchat en haut à droite.

Encore une fois l’idée n’est pas de remplacer TOUTES les réunions, mais plutôt de proposer une solution alternative pour éviter les réunions superflues qui nous gâchent le quotidien professionnel.

Si vous connaissez / utilisez d’autres services, n’hésitez pas à le signaler dans les commentaires. (via WebWorkerDaily)